Descubre cómo funciona el modelo GTD

Libera la mente y empieza a organizar todos los ámbitos de tu vida de una manera realmente eficaz con el modelo GTD.

En post anteriores os hablábamos sobre qué es el modelo GTD, uno de los modelos de organización y productividad más eficaces. Hoy nos centramos en cómo funciona esta metodología, en qué se basa y qué pasos hay que seguir para aprovecharla al máximo.

Hacer las cosas eficazmente es la base de este modelo y para llevarlo a cabo las personas deben almacenar sus tareas e ideas pendientes en un lugar externo a la memoria. Puede ser en una aplicación, una libreta o nuestros contenedores GTD, idóneos para esta práctica.

Al hacer esto la mente se libera y concentra sus esfuerzos en ejecutar las tareas de forma eficiente, sin tener que recordarlas.

Hay que tener en cuenta que de forma contraria a otros modelos, el método GTD no funciona de arriba a abajo, sino de abajo a arriba.

A la hora de usar este método se empieza definiendo el trabajo que tiene que hacerse y que momento determinado se realizará. Getting Things Done se estructura basándose en dos elementos clave: control y perspectiva.

El control

El objetivo del control es hacer que las personas sean capaces de sacar lo que tienen en la cabeza y dejarlo todo en un sistema de organización fiable.

Para ello el modelo GTD utiliza un flujo de trabajo dividido en 5 etapas que permiten mantener el control del sistema y trabajar de la forma más eficiente posible. Estas etapas son:

• Recopilación: para exteriorizar todas las ideas, tareas y pensamientos en un sistema de organización.
• Procesamiento: transformar las tareas y pensamientos recopilados en acciones para poder realizarlas más adelante.
• Organización: Distribuir las acciones en función de los objetivos (cosas para hacer, para desechar, etc.).
• Evaluación: decidir qué hacer con las acciones organizadas y procesadas.
• Realización: llevar a cabo las acciones y los compromisos adquiridos, en el tiempo establecido.

Cuando se hayan realizado los pasos de control, y se disponga de una mente clara y limpia, se pasará al siguiente paso del modelo GTD.

La perspectiva

Una vez realizados los pasos de control en el flujo de trabajo hay que coger perspectiva para saber que lo que se está haciendo va en la dirección adecuada. Para hacerlo, David Allen define el modelo de 6 niveles de altitud.

• Acciones: cualquier tarea o idea que pueda hacerse en un mismo momento, en un mismo lugar y de una vez.
• Proyectos: cualquier resultado que necesite más de una acción para finalizarse.
• Área de enfoque y responsabilidad: las tareas con las que se está comprometido en el día a día. Son los compromisos adquiridos con uno mismo y con otras personas.
• Metas y objetivos: son los indicadores que definen dónde se quiere llegar y cómo se va a hacer. Las metas y objetivos deben estar vinculados a la visión, pues son los pasos que se necesitan para conseguir lo que se desea.
• Visión: sirve para tener claro lo que encaja y lo que no encaja en la vida de una persona y para saber qué se quiere tener a largo plazo (más de uno o dos años).
• Propósito y principios: los propósitos son las definiciones de por qué se hace una determinada acción y los principios son los comportamientos que rigen la forma de actuar.

En el modelo GTD, cada uno de estos seis niveles tiene que estar alineado con los niveles de control. De forma que nunca habrá que trabajar en proyectos que no se acerquen a los objetivos, de la misma forma que no debería hacerse nada que esté en contra de la visión, propósito o principios.

La planificación

Según la metodología Getting Things Done, la única forma de planificar debería ser la que se base en el método natural de planificación de proyectos. De esta forma lo primero que se debería definir es el resultado que se espera conseguir.

Para realizar una buena planificación es necesario incorporar a esta rutina tres tipos de revisiones. Estas revisiones servirán para decidir qué hacer y mejorar la fiabilidad del sistema y ganar perspectiva.

• Revisión diaria: esta revisión tiene que hacerse una o varias veces al día. En ella se analizarán las tareas que se pueden realizar en un breve periodo de tiempo y se revisará la lista de próximas acciones.
• Revisión semanal: esta revisión se realizará una vez a la semana como mínimo. Sirvie para mantener la fiabilidad del sistema y controlar el seguimiento de los proyectos.
• Revisión general: esta revisión se realizará con una periocidad regular para hacer revisiones generales del sistema. En ella se comprobarán si las acciones siguen alineadas con los objetivos y la misión y se avanza en buena dirección.

Estos son los pilares del modelo GTD y es fundamental seguirlos para que este sistema funcione con éxito. Parece complicado pero no lo es en absoluto. Empezar implementado hábitos es la mejor forma de utilizar GTD. Un sistema, sencillo de entender y de interiorizar, para avanzar hacia la productividad.

Descubre mucho más sobre el modelo GTD en nuestros post.