Los planificadores de tareas pueden ayudar a que tu empresa alcance sus objetivos de manera más eficaz ¿Quieres saber más? Sigue leyendo
Alcanzar los objetivos, es algo que toda empresa quiere conseguir ¿Verdad? Al final, una compañía funciona como un engranaje, en el que todos los empleados deben remar en el mismo sentido para obtener los mejores resultados. Para ello, es necesaria cierta organización y si quieres conseguirla, deberás implementar ciertos instrumentos, como los planificadores de tareas.
Efectivamente, vivimos en una época en la reinan las tecnologías y más aún si hablamos del terreno empresarial. Sin embargo, en algunos aspectos, sigue siendo más efectivo para nuestra mente el utilizar papel y boli, como puede ser a la hora de organizarse. Es en este punto donde entran los planificadores de tareas, unas herramientas que nos pueden ayudar a ser más organizados y en consecuencia más eficientes.
¿Qué es un planificador de tareas?
Un planificador de tareas es una herramienta que se encarga de recopilar los diferentes eventos, tareas, horarios y actividades que tiene un trabajador e incluso un equipo de empleados. Existen diferentes tipos de planificadores, actualmente existen muchos online, pero nos centraremos en los físicos y en sus beneficios. A la hora de planificar, cada persona es un mundo y tiene sus métodos y preferencias. Por esa razón, hay planificadores de tareas de diferentes tipos.
Por un lado, uno de los planificadores más populares es la agenda. Existen muchos tipos de agenda, pero por lo general reúnen todos los días de un año. Su funcionalidad se basa en organizar tareas y eventos diarios. También es muy eficaz a la hora de planificar eventos a largo plazo, de cara a que no se olviden y tenerlos previstos. Una buena agenda, permite organizar horarios también e incluso servir como bloc de notas para tomar apuntes en las reuniones.
Otro de los elementos de organización clásicos son los calendarios. El modelo típico se divide en meses y permite tener una visión global de cada mes. De esta manera, es sencillo organizar, con una perspectiva de tiempo real, además, el tenerlo colgado en el espacio de trabajo permite tener las citas futuras siempre presentes. Hay otros tipos de calendarios, en los que se puede tener hasta una vista mensual.
A nivel individual, hay otros tipos de planificadores de tareas. Algunos de los más utilizados, por su buen funcionamiento, son los modelos semanales y diarios. Un planning semanal permite tener una organización de toda la semana, desde el lunes, permitiendo conocer que tareas hay que realizar en los próximos siete días, periodos de descanso, reuniones y mucho más. Por otro lado, para estructurar las horas de un día, tenemos los planificadores diarios. Estos son los modelos que ofrecen más lujo de detalle, permitiendo dividir tareas por nivel de urgencia y también por horas.
Beneficios de los planificadores de tareas
Seguramente te estés preguntado ¿Por qué voy a utilizar estas herramientas si ya tengo mi Smartphone? Como decíamos antes, la tecnología ha avanzado mucho, pero, aun así, nuestra mente sigue funcionando mejor en algunos aspectos con elementos físicos. Estos planificadores permiten una mejor organización, como beneficio principal. A raíz de esta ventaja, la productividad subirá, pero no solo eso, sino que el tiempo se aprovecha mejor. Además de unos resultados más positivos, también aumentará el tiempo libre. Otros beneficios de los planificadores de tareas son la reducción del estrés y un aumento en la motivación de los trabajadores.
Como puedes ver, disponer de unos planificadores de tareas puede mejorar, y con creces, la productividad de tu negocio. En Printly somos especialistas en diseñar planificadores de tareas y todo tipo de material de oficina. Además, puedes personalizar tus herramientas de planning con el logo de tu empresa y darle un toque corporativo, para mejorar el sentimiento de pertenencia de tus empleados.
¿Cómo utilizo mi planificador de tareas?
Una de las claves para conseguir lograr un mayor rendimiento consiste en saber organizarse de manera efectiva. Las prisas, la falta de tiempo o convertirnos en personas multitarea nos puede llevar al desequilibrio, frustración y nos impide obtener unos resultados óptimos.
Para empezar, una buena idea es plasmar en una hoja todas aquellas tareas que tengamos que realizar a lo largo de la semana, dedicando así un rato al final de la semana para organizar cuándo, cómo y dónde vamos a llevar a cabo cada tarea pendiente.
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Anota las fechas que ya conoces
Para empezar, comienza por anotar las fechas que has conocido previamente. La fecha de un examen, un partido del deporte que practiques, un cumpleaños o una celebración, de esta manera, sabrás del tiempo que dispones para preparar cada evento y evitarás olvidarte de alguno. Es importante que cuentes con dos planificadores, uno mensual y otro semanal.
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Se minucioso
Deberás ser lo más concreto posible, de esta manera, tendrás un sentimiento de control de las tareas.
No solo deberás anotar cuantas horas dedicarás a cada tarea, sino también sus respectivos descansos, otras actividades que realizaremos durante el día, etc.
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Se realista
No sobrevalores tu capacidad. Debemos tener en cuenta que a última hora de la tarde no vamos a estar igual de frescos que después de comer, es un dato muy importante a tener en cuenta. Conocernos nos ayudará a poder planificar las tareas más complejas en los momentos en los que estamos más despejados.
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Revisa tus planificadores
Deberás revisar si estás cumpliendo con tu planificador, y si no es así, deberás ajustar tu plan para que cada vez te salga mejor.
Por supuesto, no desistas si no te sale bien a la primera o no consigues ajustarte a tus planes al principio, poco a poco irás conociéndote mejor y aprendiendo más acerca de cómo te organizas, donde empleas más o menos tiempo y los momentos en los que puedes sentirte más vital para realizar la tarea.
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Prepara los materiales
Es importante tener preparado de antemano todos aquellos utensilios que vayamos a necesitar para ejecutar todas nuestras actividades. En los planificadores podemos anotar qué cosas vamos a necesitar cada día y cuándo podemos ocuparnos de ello.
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Prioriza
Deshazte de las tareas que no sean relevantes, atiende en primer lugar las tareas que sean más urgentes. Debes saber que no todas las tareas son igual de importantes.
