El uso de herramientas para teletrabajar facilita la productividad de las personas y los equipos.
De organización, de comunicación, de envío de archivos, etc. Hay una gran variedad de herramientas y aplicaciones pensadas para hacer más fácil y efectiva la jornada laboral de los trabajadores.
Debido a la reciente situación que está viviendo todo el país provocada por el virus COVID-19, las empresas siguen apostando por el teletrabajo como la medida más responsable y eficaz para sacar sus negocios adelante y seguir contando con sus trabajadores.
Con el objetivo de facilitar la integración digital en un entorno de trabajo remoto, existen diferentes herramientas para teletrabajar, que ayudarán a todos los empleados a mantener la comunicación, aumentar la productividad y mantener un ritmo de trabajo similar al de la oficina.
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Comunicación
Con el fin de mantener una comunicación fluida entre todos los miembros de una empresa o equipo encontramos:
Es una herramienta que permite a todos los miembros de una empresa mantener la comunicación mediante un sistema de conversación basado en canales. Los usuarios pueden hablar con una o con varias personas simultáneamente en función de los proyectos, temas o reuniones planteados y mantener la comunicación de forma inmediata.
Se puede acceder al programa a través de su versión descargable (para ordenador y móvil) o su versión web.
Una de sus características más destacadas es su capacidad de integración con otras herramientas, lo que le permite acceder a ellas directamente desde la aplicación y compartir todo tipo de archivos y documentos desde Google Drive, Box, Gmail, Trello, Calendar, Outlook o Salesforce.
Es el centro de trabajo a distancia de Microsoft. Ofrece diferentes opciones para chatear de manera individual o utilizando grupos. Permite crear reuniones de hasta 10.000 personas por videoconferencia y llamar gracias a su sistema telefónico propio.
Dentro de la Suite Office 365 se ofrece la posibilidad de trabajar de forma colaborativa, consultando, compartiendo y editando documentos de Word, PowerPoint y Excel en tiempo real.
Google también cuenta con sus propias herramientas para teletrabajar. Hangouts es una app pensada para chatear y realizar videollamadas. Permite compartir pantallas y ofrece acceso rápido a casi todos los productos y aplicaciones de Google.
Una característica que la hace destacar sobre el resto, es la posibilidad de compartir en YouTube las llamadas, generando una videoconferencia de varios espectadores que pueden interactuar en la misma.
Esta plataforma permite realizar llamadas virtualmente. Se integra con diferentes CRMs y herramientas de trabajo y proporciona un sistema telefónico online ideal para equipos comerciales, de ventas y atención al cliente.
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Reuniones
Un aspecto muy importante dentro de muchos trabajos es la posibilidad de hacer reuniones.
Aunque se ha puesto de moda por su uso informal para videollamadas multitudinarias, Zoom es una herramienta de conferencia remota. Permite llamadas de vídeo y audio de hasta 1.000 participantes, mostrando hasta 49 de los mismos en una misma pantalla.
Permite añadir transcripciones generadas a través de Inteligencia Artificial y realizar anotaciones colaborativas al compartir pantallas. Además tiene diferentes opciones de moderación, lo que facilita las reuniones organizadas e interactivas.
Esta herramienta permite realizar reuniones a través de vídeo utilizando solamente su versión web. No necesita tener usuarios registrados y permite hasta 50 participantes por videoconfrencia o reunión.
Entre sus funcionalidades incluye la posibilidad de compartir y grabar pantalla y la personalización de enlaces para reuniones.
Adobe también dispone de su herramienta propia para realizar videoconferencias. Permite una completa personalización de la interfaz para adaptarse a las necesidades de las reuniones y convertirlas en experiencias inversivas e interactivas de manera colaborativa.
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Almacenamiento de archivos
Por regla general, los equipos de teletrabajo no suelen ser los mismos que los empleados utilizan en su día a día en la oficina. Son portátiles u ordenadores más sencillos y con menor capacidad que necesitan recursos para almacenar y compartir archivos.
Es la herramienta de almacenamiento estrella. Permite guardar en la nube cualquier tipo de archivo y compartirlo con otros usuarios, para que estos puedan verlos, descargaros y modificarlos sin la necesidad de enviarlos como adjuntos.
Es el servicio de almacenamiento de Microsoft. Permite compartir todos sus archivos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real a través de la suite Office 365.
La plataforma de almacenamiento de Apple permite almacenar documentos y acceder a ellos desde el navegador web de sus dispositivos. Además la sincronización con iCloud da acceso a aplicaciones como Page, Numbers y Keynote para todo un equipo.
Es un servicio de alojamiento de archivos de todo tipo. Que consiente a los usuarios almacenar, consultar y descargar archivos en línea y compartirlos con otros usuarios no pertenecientes al equipo de trabajo.
Permite la integración con diferentes herramientas como el paquete Office, para modificar los documentos en línea sin tener que crear nuevos archivos.
Es también un servicio de alojamiento web. Además de permitir el almacenamiento y el fácil acceso a los archivos incluye Paper, una herramienta de trabajo colaborativo que hace posible crear listas, seguir agendas y dejar valoraciones en tiempo real.
Otro de sus aspectos más interesantes son sus plantillas, creadas específicamente en función de procesos determinados (reuniones, planes de gestión, recopilación de ideas, etc.).
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Envío de archivos
No solo basta con almacenar y disponer de los archivos, también es importante disponer de herramientas que puedan enviar contenidos de peso, pues los servidores de correo solo aceptan documentos que no sobrepasen los 30Mb.
La función principal de este programa es enviar y recibir archivos de gran tamaño vía online de una forma muy sencilla. Es un servicio Freemium que permite enviar hasta 2Gb de forma simultánea y gratuita.
Además cuenta con otras herramientas que permiten presentar ideas creativas y crear tableros colaborativos para compartir proyectos con otras personas.
Esta aplicación web también permite el envío de grandes archivos, utilizando solamente una dirección de email. Es un servicio gratuito con capacidad hasta 5Gb, 20 destinatarios y 50 archivos.
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Gestión de Tareas
Los organizadores de tareas permiten que el equipo disponga de tiempos e indicaciones en la realización de sus trabajos y la consecución de objetivos.
Es una plataforma de gestión laboral que permite a los equipos crear tareas y proyectos desde cualquier lugar. Da a los usuarios la opción de establecer prioridades, fechas límite y situar las tareas en diferentes etapas para conocer su estado más actual.
Este organizador de tareas facilita la organización y priorización de proyectos mediante el uso de diferentes tableros. Cada tarea se organiza en una tarjeta independiente dentro de la cual se pueden incluir listas, enlaces y fechas, para actualizar constantemente su estado.
Es un centro de trabajo online. Muestra una visión panorámica de todos los procesos e incluye la realización de tareas de forma automática. Facilita la centralización de procesos, la asignación de recursos y permite establecer prioridades entre las tareas del equipo.
Omnifocus es un gestor de proyectos que permite ordenar las tareas por prioridad, nivel de energía o personas encargadas del proyecto. No solo permite organizar tareas sino que da la opción de planificar jornadas laborales completas, permitiendo calificarlas y revisarlas.
Esta aplicación está solo disponible para iOS.
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Gestión de correos electrónicos
Como mencionábamos anteriormente, no disponer del equipo u ordenador habitual puede dificultar tareas tan sencillas como el acceso al correo electrónico.
Es un gestor de cuentas de correo. Permite la clasificación y priorización de mensajes por persona destacada, la creación de equipos para comentar los correos y la posibilidad de crear borradores y plantillas compartidas.
Es un cliente de correo, que permite consultar los emails desde cualquier ordenador con acceso a internet.
- Webmail
Además existen softwares de correo online facilitados por diversos proveedores, como Arsys y Magnitude. Estos webmails son servidores de correo que permiten acceder a través de una URL a una interfaz para gestionar el correo electrónico.
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Creatividad y productividad
Las herramientas para teletrabajar que facilitan la creación y conceptualización de ideas, son también de gran utilidad para emular jornadas de brainstormings y definición de conceptos.
Es una herramienta para la elaboración de mapas mentales y procesos de brainstorming. Es muy visual y permite ordenar y poner por escrito las ideas generadas por un equipo mediante la utilización de notas, apuntes y pegatinas.
Es un software de colaboración muy visual que funciona con un lienzo donde añadir diversos widgets y herramientas que permiten la elaboración de procesos de ideas y toma de decisiones de manera colaborativa.
Esta aplicación “vigila a los usuarios”. Es un compañero de trabajo virtual que ayuda a los trabajadores a comprometerse con la realización de sus tareas diarias.
Chimp or Champ permite conocer la productividad de los empleados y su satisfacción realizando cada tarea. Mide el ritmo de los equipos y busca mejorar la productividad de cada tiempo escuchando y motivando a los trabajadores.
Estas herramientas para teletrabajar ayudarán a empleados, jefes y equipos a seguir son su rutina laboral de una forma virtual y sencilla, facilitando la gestión interna y externa del trabajo y aumentando la productividad esta nueva etapa.
