Si hablamos de una herramienta útil para el día a día, efectivamente estamos hablando de las agendas, esta herramienta puede ser tu mejor aliado en la oficina, en tu casa y en cualquier parte.
Es verdad que la tecnología ha llegado para facilitarnos la vida, pero el papel nunca pasa de moda y está comprobado que escribir las cosas que tenemos pendientes, hace que la memoria las recuerde más fácilmente, por esta razón las agendas son una gran herramienta.
Que nada te distraiga
Hoy en día tenemos muchos elementos de distracción a nuestro alrededor, por lo tanto, hay que buscar alternativas para no caer en la procastinación y ser más productivos en el día a día. Debemos tener en cuenta que la organización es fundamental para ejecutar cualquier actividad.
Independientemente del tipo de trabajo, lo primero de todo es planificar el día, y es aquí cuando llegan las agendas como herramienta de apoyo para facilitar la organización. El buen uso de una agenda se basa en saber priorizar los compromisos, organizar los tiempos de trabajo y fijar recordatorios para que no se te pase nada, pero más adelante profundizaremos en esto, primero empecemos con una breve definición.
¿Qué es una agenda?
Una agenda es un libro o cuaderno que como hemos indicado anteriormente, tiene l principal función de organizar las prioridades del día a día, con el fin de ser 100% productivos y cumplir con los tiempos estimados para cada actividad.
¿En qué casos puede ser una buena herramienta?
Llevar una agenda contigo es casi un imprescindible, no importa si tienes un negocio, empresa o eres autónomo, organizar las prioridades y tener claro cuáles son los objetivos del día son la base para la productividad.
Si eres ama de casa, puedes tener una agenda con las prioridades del día, darle un horario a cada tarea para distribuir bien el tiempo que pasas haciendo cosas del hogar y el tiempo que tienes para dedicarle a tu familia.
Para las personas que teletrabajan, es muy importante tener claro los objetivos del día, primero para cumplir todas las tareas en el horario laboral y segundo, para no trabajar más de las horas estimadas, algo que es muy común en el teletrabajo y al final se trabajan más horas de las requeridas.
En el caso de las personas que trabajan en oficina, aunque ya se hayan trazado horarios para algunos momentos del día como comer o terminar la jornada, es de gran ayuda contar con una agenda para darle un tiempo a cada tarea y tener conocimiento de las cosas pendientes; en general es muy útil para tener toda la información a la mano para cumplir con los objetivos propuestos.
Hay días en los que la lista de tareas es casi que interminable, por lo tanto, tener una agenda a la mano será de gran ayuda.
Beneficios del uso de las agendas
Tener una agenda puede proporcionarte muchos beneficios:
- Te ayuda a priorizar actividades de acuerdo a la importancia que tengan
- Evita la procastinación
- Te ayuda a trazar objetivos más reales a corto, mediano y largo plazo
- Es la mejor herramienta para organizar el día a día
- Te ayuda a ser más productivo
- Te ayuda medir los progresos de los objetivos trazados
- Con esta herramienta vas a quitarle un peso a la mente de tener que recordar todos los pendientes del día
- Te ayuda a tener un orden en los compromisos del día
¿Cómo darle un buen uso a una agenda?
Tener una agenda es adquirir un habito, y como todo buen habito es algo que requiere de constancia.
– Darle los tiempos adecuados a cada tarea, no saturar la agenda de pendientes, pero tampoco dejarla con muchos intervalos de tiempo libre, ya que el objetivo de esta herramienta es ser mucho más productivos.
– Dedicar unos minutos del día a revisar la agenda para conocer el estado de las tareas pendientes.
– La responsabilidad es un punto muy importante al momento de llevar una agenda, mantén la motivación y la disposición para cumplir todos los objetivos propuestos.
Tipos de agenda
Es importante saber que no solo existen las típicas agendas de anillas o cuadernos en blanco, hay otras herramientas para organizar el tiempo, como los planners, pero como es un tema muy personal, lo mejor es que elijas el tipo de agenda que mejor se adapte a tus necesidades.
– Agendas o cuadernos son los más comunes. Hay agendas totalmente blancas que te permiten distribuir el espacio de las tareas “sin fecha”, pero también hay agendas semanales (que son nuestras favoritas) que permiten organizar mucho mejor las tareas, ya que nos dan una visión más realista de los tiempos.
– Los planners son muy parecidos a las agendas, estos vienen con las fechas ya marcadas para una mejor distribución de las tareas y pendientes. Esta distribución puede ser por días, semanas o meses.
¿Agendas físicas o agendas virtuales?
Como lo mencionamos anteriormente, lo mejor es elegir lo que se adapte a tus necesidades, pero si está comprobado que escribir las cosas en papel genera una mejor recordación de todo y facilita la organización. Sí es verdad que la tecnología es una herramienta fundamental en el día a día, pero al momento de ser productivos puede ser una de las herramientas que mayor distracción genere, el hecho de tener una agenda virtual nos obliga constantemente a estar pendientes del móvil y paso siguiente, desviar la atención a las redes sociales u otras aplicaciones.
Por lo tanto, si eres de las personas que les cuesta adquirir concentración y ser productivos, lo mejor es que recurras a las agendas físicas o planners.
Para concluir, esperamos que con todo lo dicho, te haya quedado claro la importancia de la organización para ser personas productivas en el día a día, así que da el primer paso, hazte con una agenda o planner y empieza con la mejor actitud esta nueva temporada del año.
