Encontrarse con problemas GTD es algo habitual, pero lo importante es saber solucionarlos de la forma adecuada.
Cuando hablamos del modelo GTD estamos hablando de productividad. Y aunque la mayoría de las personas nota cambios nada más utilizarlo es muy probable que aparezcan diferentes problemas al aplicarlo.
Los principales problemas GTD que aparecen al utilizar esta metodología están relacionados con los distintos pasos que hay que realizar. En concreto estos se localizan en los pasos de recopilación, procesamiento u organización. La solución más rápida para estos problemas GTD, es detectarlos cuanto antes y saber como solucionarlos.
Si no estás totalmente familiarizado con el concepto GTD, es probable encontrar problemas en su utilización. Este método de trabajo permite organizar los diferentes aspectos de la vida. Y por ello es muy importante conocer la teoría antes de aplicar la práctica.
Otro de los problemas más comunes se encuentra cuando las personas intentan modificar el método y adaptarlo a su forma de ser. Esta técnica está pensada para realizarse de una forma concreta y que los individuos se adapten a ella y no al revés.
Si conoces bien la teoría GTD, tendrás que saber que este método es una forma de vivir. No sirve para organizar aspectos sueltos de la vida, si no que se enfoca en estandarizar la vida de forma que todas las decisiones que tomes en cada ámbito sigan un proceso adecuado.
Empezar a utilizar este modelo no se hace de un día para otro. Parece algo fácil, pero dedicarle tiempo es necesario. Hay que desaprender muchas cosas y aprender nuevos hábitos. Motivarse es clave para no encontrar problemas.
Si GTD no está en todos los ámbitos de tu vida, nunca tendrás una sensación de control total y te sentirás tentando a abandonarlo.
- Problemas de recopilación
Hay que recoger, escribir y recopilar todo, absolutamente todo.
Hay que recopilar todo lo que pasa por la mente, si se apunta todo la mente puede estar tranquila sin preocuparse por recordar. Si ya has recopilado en el sistema todas las tareas y preocupaciones existentes en la mente más adelante podrás procesarlas.
Es muy importante vaciar la mente al completo. Apuntar todo lo que pasa por la mente es una cuestión de hábitos. Hay que vaciar toda la vida en un sistema externo, para utilizar al máximo la energía en cada tarea.
Hay que dejar de saturar la memoria, por ello los sistemas organizativos, como el nuestro, son perfectos para hacerlo siempre y cuando se recopile todo.
Captura todo en el soporte adecuado. Debes utilizar un sistema accesible en cualquier momento, para poder recopilar todas las tareas, cuando sea. De no hacerlo así este método dejará de funcionar porque puede que se olvide información.
- Problemas de procesamiento
Si has conseguido recopilarlo todo pero no lo procesas, esto no sirve de nada.
La organización GTD se basa en un sistema de listas. Procesar va más allá de mover las cosas de un apartado a otro. Hay que realizar acciones con todo lo que pasa en tu vida. A veces será una tarea inmediata, otras algo que hacer más adelante. Procesar las cosas es aclarar qué significa cada una de ellas y qué tienes que hacer con ellas.
- Problemas de organización
Cuando sepas qué y cómo son todas las cosas que pasan por tu mente, hay que organizarlas. Para ello hay que definir los sitios adecuados donde hacerlo. Mantener organizado tu sistema GTD es fundamental para modificar tus hábitos.
Si tienes demasiadas cosas en tus listas de próximas acciones o en tu lista de espera, no podrás revisarlas cada día. Por ello hay que hacer listas efectivas suficientemente cortas para poder decidir qué hacer.
Una de las mejores formas de reducir las listas de acciones es organizarlas por contextos. Así sabrás qué puedes hacer inmediatamente y las revisarás más rápido. Cada acción tiene su momento y cada momento tiene una acción.
Hay que hacer las revisiones de una forma periódica y ordenada. Las revisiones aportan tranquilidad y seguridad sobre las tareas a realizar.
Una vez comprobadas todas estas pautas, toca realizar el trabajo. De nada sirve contar con un buen sistema de organización y productividad si no se realizan las tareas.
Getting Things Done se adapta a las necesidades de cada persona para que sea más fácil decidir qué hacer y qué no, pero requiere un grado de compromiso. No esperes más y empieza a organizar tu vida con nuestras herramientas GTD.
